Kako voditi zgradu bez kaosa

Jedan kvar, trideset poziva i odluke koje čekaju mjesecima

Prvo izdanje „Priča iz zgrade” održali smo 29. rujna 2026. godine. Željeli smo okupiti predstavnike suvlasnika ali i suvlasnike, i otvoreno razgovarati o aktivnostima koje im svakodnevno oduzimaju vrijeme, ali o kojima se izvan zgrade rijetko govori.

U razgovoru nam se pridružilo više od 30 sudionika. Među njima su bili predstavnici stambenih zgrada, velikih garaža, novi predstavnici koji tek pokušavaju shvatiti što su preuzeli i oni koji taj posao rade već godinama.

Vrlo brzo postalo je jasno da se isti problemi ponavljaju u zgradama različitih veličina. Jedan kvar može izazvati desetke poziva. Važna obavijest nestane u WhatsApp grupi. Odluka koja bi se mogla donijeti u nekoliko dana čeka potpise mjesecima. Kada se promijeni predstavnik, dokumentacija ostane u nečijem privatnom mailu, fasciklu ili telefonu.

Upravo smo zbog toga i pokrenuli našu zajednicu „Priče iz zgrade”.

Predstavnik suvlasnika nije dežurni kućni majstor

Gost prvog razgovora bio je Slobodan Mirosavljević, predstavnik suvlasnika zgrade s 90 stanova u Španskom i jedan od predstavnika garaže sa 662 garažna i 120 vanjskih parkirnih mjesta.

Funkciju predstavnika obavlja gotovo tri godine. U tom je razdoblju, uz redovne poslove održavanja i komunikacije s upraviteljem, dobivao i pozive zbog kvarova unutar privatnih stanova, problema sa strujom i drugih situacija koje nemaju veze sa zajedničkim dijelovima zgrade.

To je iskustvo poznato mnogim predstavnicima. Kada jednom pomognu susjedu, pomoć se brzo može pretvoriti u očekivanje. Predstavnika se počne zvati za svaki kvar, svaku nesuglasicu i svaki problem koji se pojavi u zgradi.

Slobodan je zato naglasio da se granice moraju postaviti na početku. Predstavnik brine o zajedničkim dijelovima zgrade i provodi odluke suvlasnika. Može pomoći susjedu, ali to ne znači da mora preuzeti odgovornost za sve što se događa iza vrata pojedinog stana.

Bez tih granica predstavnik vrlo brzo postane domar, administrator, telefonska centrala i osoba koju se zove navečer jer netko ne zna gdje mu je osigurač.

Kada svi žele pomoći, predstavnik ne može nazvati majstora

Jedna od tema bili su hitni kvarovi.

Kada otpadne kvaka s ulaznih vrata ili počne curiti voda, više stanara gotovo istodobno nazove predstavnika. Svi ga žele upozoriti na problem, ali rezultat je često suprotan. Predstavnik pokušava dobiti majstora dok mu telefon ne prestaje zvoniti.

U Slobodanovoj zgradi stanarima su unaprijed dostupni kontakti za hitne intervencije. Kada se kvar prijavi, u grupu se šalje kratka poruka da je problem poznat i da je majstor pozvan.

To je jednostavan potez, ali stanarima daje važnu informaciju: netko je reagirao. Predstavniku istodobno ostavlja vrijeme da riješi problem.

Takve situacije pokazuju da stanari najčešće ne traže dug odgovor. Žele znati da je njihova prijava stigla do osobe koja može nešto poduzeti i da je rješavanje počelo.

WhatsApp grupa nije arhiva zgrade

Većina zgrada danas ima neku vrstu WhatsApp ili Viber grupe. One su korisne kada treba brzo javiti da lift ne radi, da dolazi majstor ili da će voda biti zatvorena.

Problem nastaje kada ista grupa postane jedino mjesto za svu komunikaciju.

U njoj tada završavaju obavijesti, zapisnici, financijski planovi, ponude izvođača, fotografije kvarova i rasprave među susjedima. Važna obavijest o pričuvi brzo nestane između komentara o parkiranju, kućnim ljubimcima i buci.

„WhatsApp je super alat, ali nije rješenje”, rekao je Slobodan.

Još je veći problem to što je grupa obično vezana uz privatni broj osobe koja ju je otvorila. Ako se predstavnik promijeni, izgubi telefon ili izbriše grupu, zgrada može ostati bez velikog dijela svoje komunikacijske povijesti.

Odluke i dokumenti zgrade ne bi smjeli ovisiti o privatnom telefonu jedne osobe. Moraju ostati dostupni zgradi bez obzira na to tko je trenutačno njezin predstavnik.

Papir u sandučiću ne znači da je odluka došla do vlasnika

Prikupljanje potpisa bilo je jedna od najdužih i najživljih tema razgovora.

Predstavnik najprije mora pripremiti odluku, ispisati je, podijeliti suvlasnicima i objasniti zašto je potrebna. Nakon toga slijede dani ili tjedni provjeravanja tko je odgovorio, tko je obrazac izgubio, tko ga nije pravilno ispunio i je li ga potpisao stvarni vlasnik.

Kod većih zgrada dodatni je problem to što se odluke ne donose prema jednostavnom pravilu „jedan stan, jedan glas”. Potrebna većina računa se prema suvlasničkim udjelima. Predstavnik zato mora provjeravati ne samo broj potpisa nego i udio koji svaki potpis predstavlja.

Slobodan je opisao postupak povećanja pričuve u garaži s gotovo 800 parkirnih mjesta. Suglasnosti prikupljaju već više od šest mjeseci, a u trenutku razgovora imali su oko 40 posto potrebnih udjela.

Za to vrijeme potrebno održavanje ne nestaje. Radovi čekaju, troškovi rastu, a predstavnik nastavlja obilaziti ljude i tražiti potpise.

Papir u poštanskom sandučiću posebno je nepouzdan kada vlasnik ne živi u zgradi. Neki su stanovi iznajmljeni, neki prazni, a dio vlasnika nalazi se u drugom gradu ili državi. Predstavnik često nema siguran način da provjeri je li odluka uopće došla do osobe koja o njoj treba glasati.

Elektroničko glasanje mora biti jednostavno, ali i pouzdano

Novi zakonski okvir otvorio je mogućnost elektroničke komunikacije pri donošenju odluka, ali je među sudionicima otvorio i niz praktičnih pitanja.

Kako potvrditi identitet osobe koja glasa? Treba li za svaku odluku slati presliku osobne iskaznice? Što ako netko naknadno tvrdi da nije poslao poruku? Koliko su suvlasnici spremni dijeliti osobne dokumente elektroničkom poštom?

Rasprava je pokazala da nije dovoljno samo omogućiti digitalno glasanje. Sustav mora biti razumljiv ljudima koji se ne snalaze najbolje s tehnologijom, mora jasno pokazati o čemu se odlučuje i mora ostaviti pouzdan trag glasanja.

Slobodan je sudjelovao u testiranju TENATO-a i opisao kako je odluku koju bi inače prikupljao danima kroz sustav mogao riješiti u znatno kraćem roku. Suvlasnici su glasali unutar aplikacije, a sustav je automatski zbrajao njihove udjele.

To je važno jer tehnologija sama po sebi ne rješava problem. Vrijednost postoji tek kada predstavniku ukloni konkretan posao: ispisivanje papira, provjeravanje potpisa, ručno zbrajanje udjela i ponovno kontaktiranje ljudi koji nisu odgovorili.

Novi predstavnik često kreće bez jasnih uputa i s puno pitanja

Jedna od sudionica preuzela je funkciju predstavnice zgrade sa 163 stana samo mjesec dana prije webinara. Od prethodnog predstavnika nije dobila potpunu dokumentaciju, a s upraviteljem tek uspostavlja suradnju.

Njezino pitanje bilo je vrlo konkretno: odakle krenuti i koje dokumente predstavnik mora imati?

Takva situacija nije rijetka. Novi predstavnik treba pronaći međuvlasnički ugovor, ugovor s upraviteljem, ugovore s izvođačima, zapisnike, ateste, planove održavanja i podatke potrebne za raspodjelu zajedničkih troškova. Istodobno mora otkriti kome se prijavljuju kvarovi, tko održava zgradu i koje se obveze ponavljaju svaki mjesec.

Zakon propisuje opće obveze, ali ne daje operativne upute za svaku pojedinu zgradu. Zgrada sa zajedničkim vodomjerom nema iste poslove kao novija zgrada s daljinskim očitanjem. Garaža sa stotinama parkirnih mjesta nema iste probleme kao zgrada sa šest stanova.

Zato uredna primopredaja ne bi trebala ovisiti o dobroj volji bivšeg predstavnika. Dokumenti, odluke, ugovori i povijest kvarova trebaju ostati spremljeni na mjestu koje pripada zgradi.

Ni predstavnik ni upravitelj ne mogu sami voditi zgradu

U razgovoru se više puta otvorilo pitanje odnosa između predstavnika i upravitelja.

„Upravitelj radi za nas, ne mi za njega”, rekao je Slobodan.

To ne znači da odnos treba biti sukobljen. Znači da upravitelj pruža uslugu suvlasnicima i da predstavnik ima pravo tražiti jasne odgovore, pravodobnu reakciju i pregled troškova.

Dobar upravitelj može osigurati pouzdane izvođače, pripremiti potrebne planove i pomoći u administrativnim postupcima. Predstavnik prati provedbu i suvlasnicima prenosi informacije. Suvlasnici pak moraju dostavljati točne podatke, sudjelovati u donošenju odluka i brinuti se o zajedničkoj imovini.

Ako jedna od tih strana ne radi svoj dio posla, cijeli se teret najčešće vraća predstavniku.

Ljudi žele znati što se događa s njihovom zgradom

Slobodan je razgovor završio jednostavnim zaključkom. Suvlasnici možda nisu uvijek aktivni, ali žele biti informirani. Žele znati gdje se troši novac iz pričuve, koja je odluka donesena, tko izvodi radove i kada će se riješiti kvar koji su prijavili.

Kada su te informacije dostupne i razumljive, lakše je razgovarati o neugodnim temama poput povećanja pričuve, promjene izvođača ili obnove krova. Kada informacija nema, pojavljuju se sumnje, glasine i međusobna optuživanja.

Transparentnost zato nije samo objavljivanje još jednog papira na oglasnoj ploči. Ona znači da svaki suvlasnik može pronaći odluku, dokument ili trošak kada mu ta informacija zatreba.

Predstavniku to donosi manje ponovljenih pitanja i poziva. Suvlasnicima daje pregled nad zajedničkim novcem i odlukama. Zgradi donosi više povjerenja i manje prostora za sukobe.

To je ujedno i glavni zaključak prvih „Priča iz zgrade”. Predstavnicima ne nedostaje volje. Nedostaju im vrijeme, jasni procesi i jedno pouzdano mjesto na kojem informacije neće nestati.